Ochrana osobních údajů

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je Ing. Adam Ferencz, IČO 09995307, se sídlem U Pekárny 1130, 580 01 Havlíčkův Brod (dále jen „Learning Triangle", „správce" nebo „my").

Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na info@learningtriangle.cz nebo na telefonu +420 722 207 321.

2. Koho se tento dokument týká

• rodičů a dalších osob, které poptávají doučování nebo nás kontaktují,
• studentů a dětí, pro které je doučování hledáno nebo organizováno,
• lektorů, uchazečů o spolupráci a dalších spolupracovníků,
• uživatelů LT-App a souvisejících interních provozních nástrojů,
• návštěvníků veřejného webu Learning Triangle.

Rodiče a děti v současné verzi systému zpravidla nemají vlastní veřejné LT-App účty; jejich údaje vedeme především jako interní provozní záznamy potřebné pro organizaci doučování, komunikaci a fakturaci.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

4. Proč osobní údaje zpracováváme a na jakém právním základě

5. Jak používáme AI a automatizované nástroje

V některých interních procesech používáme automatizované nástroje a prvky umělé inteligence. Typicky jde o pomocné zpracování textových poptávek, převod rozvrhových informací do strukturované podoby, interní návrh vhodných lektorů, interní analýzu kvality doučování a další podpůrné administrativní úkony.

AI může být v interním provozu využita i nad širšími kategoriemi dat, včetně údajů souvisejících s personální, smluvní nebo mzdovou agendou, pokud je to nezbytné pro interní administrativu, kontrolu, analýzu nebo přípravu podkladů.

AI u nás neslouží jako jediný rozhodovatel. Výsledky automatizace používáme jako podklad pro lidské posouzení a finální rozhodnutí o spolupráci, přiřazení lektora nebo dalším administrativním kroku vždy zůstává na oprávněné osobě.

6. Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu osobám, které je potřebují pro svou práci. Typicky jde o prověřené administrátory a provozní osoby vázané mlčenlivostí a smluvními GDPR závazky, a dále o účetní nebo mzdové zpracování.

Lektoři mají přístup pouze k údajům, které potřebují pro konkrétní doučování a ke svým vlastním dokumentům. U citlivějších informací o průběhu výuky nebo specifických potřebách dítěte předáváme údaje jen tomu lektorovi, který má dané doučování skutečně vést.

Dále můžeme využívat ověřené poskytovatele technických služeb a zpracovatele, kteří pro nás zajišťují například provoz e-mailů, cloudové úložiště, formulářové, dokumentové a tabulkové nástroje, technické zálohy, provoz veřejného webu, interní administrativní nástroje, AI podporu nebo účetní a mzdové zpracování.

Osobní údaje neprodáváme a nepředáváme je jiným doučovacím agenturám za účelem jejich vlastního obchodního využití.

7. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje neuchováváme déle, než je nezbytné pro konkrétní účel. Pro jednotlivé okruhy dat u nás zpravidla platí následující retenční logika:

• neuzavřené poptávky zpravidla 24 měsíců od poslední smysluplné komunikace,
• data spojená s aktivní spoluprací po dobu jejího trvání a následně zpravidla 3 roky pro běžné právní nároky a uzavření agendy,
• provozní profily neaktivních lektorů zpravidla 5 let od poslední aktivity, pokud je držíme pro historii spolupráce, obranu nároků nebo možnost navázání další spolupráce,
• účetní, daňové, dokumentační a mzdové podklady po dobu stanovenou právními předpisy, typicky až 10 let tam, kde to odpovídá zákonným povinnostem,
• přihlašovací session, bezpečnostní logy a podobné technické záznamy zpravidla 90 dní, pokud není potřeba delší držení kvůli řešení bezpečnostního incidentu,
• AI cache a další dočasné pomocné výstupy po co nejkratší dobu, zpravidla kolem 30 dní, pokud se nestanou součástí běžné provozní evidence,
• technické zálohy databáze v rotačním režimu zpravidla v řádu měsíců podle provozních potřeb a kapacity úložiště; starší zálohy postupně odstraňujeme.

Uvedené doby jsou orientační rámce, ne přesné okamžiky výmazu. Výmaz a anonymizaci provádíme kombinací automatických procesů a pravidelných revizí datového fondu; v mezidobí mezi revizemi proto mohou být některé údaje po přechodnou dobu drženy déle, poté je odstraníme nebo anonymizujeme. Údaje, u kterých právní předpisy vyžadují delší uchování (zejména účetní, daňová a mzdová agenda), uchováváme po zákonem stanovenou dobu.

8. Veřejný web a cookies

Veřejný web Learning Triangle je jednoduchý prezentační web. V této fázi na něm používáme hlavně základní technické a provozní cookies, které jsou potřeba pro fungování stránek, jejich zobrazení, bezpečnostní nebo systémové funkce platformy a základní správu relace.

Pokud nasadíme analytické nebo marketingové cookies, které vyžadují souhlas (například Google Analytics), aktualizujeme tento dokument a zavedeme příslušný mechanismus správy souhlasu (cookie lištu) — takové cookies se načtou až po vašem souhlasu.

9. Jaká máte práva

Podle okolností máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, opravu nepřesných údajů, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy.

10. Jak osobní údaje chráníme

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření, aby byly osobní údaje chráněny proti ztrátě, zneužití, neoprávněnému přístupu nebo neoprávněné změně. Přístup k datům mají pouze osoby, které je potřebují pro výkon své role.

U dokumentů lektorů a dalších citlivějších údajů dbáme zejména na omezení přístupu, smluvní mlčenlivost oprávněných osob a na zabezpečení používaných interních nástrojů a úložišť.